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  • Génération 3

Ian Martin Group (partie 2) : La réussite d'une auto-gouvernance méthodique !


Collaborer en s’appuyant sur des méthodes

Les 6 pratiques phares du Ian Martin Group

Le Ian Martin Group et Fitzii ont sur créer une collaboration sereine et performante entre les collaborateurs en s’appuyant sur des méthodes et des règles très précises. Ils se distinguent ainsi d’autres entreprises que nous avons rencontrées et qui ont choisi de bannir ces règles. Les deux modèles marchent, reste à analyser les avantages et inconvénients des deux pour faire le bon choix !

Au cours de notre conversation, John nous a expliqué chacune des méthodes et pratiques qui font la réussite de leur collaboration aujourd’hui, les voici :


Psychological safety practices :

Une des pratiques les plus importantes est celle qui concerne la sécurité psychologique des collaborateurs. John met en exergue son importance pour parvenir à un dialogue constructif et une collaboration sereine. En effet, le mal être, les frustrations et la démotivation surgissent lorsque ce besoin de sécurité propre à chacun n’est pas assouvi.

Dès lors, le Ian Martin Group met l’accent sur l’écoute et le temps que chacun doit accorder à ses collègues. Pour ce faire, tous les mois a lieu une réunion entre équipe au cours de laquelle chaque collaborateur prend la parole pour évoquer des évènements professionnels, sa vie privée, ses opinions… Une personne est chargée de noter au tableau tout ce qui est dit et un choix collectif est ensuite fait sur le sujet du jour. Chaque personne possède trois votes et choisit librement de voter pour les sujets qu’ils souhaitent.


Cette réunion permet souvent d’apaiser ou de rassurer certaines personnes. C’est aussi un moment durant lequel les personnes apprennent à se connaître autrement, non seulement pour leurs aptitudes professionnelles mais aussi pour leur personnalité.


Role advice process et Sensing et Responding

Ces deux pratiques se rejoignent et sont au cœur des prises de décision au sein du Ian Martin group et de Fitzii. Elles sont regroupées dans un schéma du playbook qui permet de comprendre quelles méthodes de décision correspond le plus à la situation ou au problème rencontré.


Le Role Advice Process est utilisé lorsque la décision est localisée et va impacter un nombre réduit de personne. La plupart du temps, une personne va relever un problème ou est face à une décision à prendre en lien avec ses responsabilités. La personne va alors demander conseils à deux types de personnes : les collègues que la décision va affecter et les experts sur ce sujet. Elle finira par prendre seule la décision. Son cheminement vers la décision sera donc le suivant :

- Évaluer les biais ;

- Demander conseils ;

- Rassembler les conseils ;

- Prendre une décision.

Le Role Advice Process repose sur la confiance de tous. Chacun est en effet capable de prendre les bonnes décisions et de dialoguer de façon constructive avec ses collaborateurs.


Le Sensing and Responding est utilisé lorsque la décision impacte plus de monde voire l’entreprise dans son intégralité. Certains collaborateurs vont alors mettre en place une proposition diffusée à l’ensemble des collaborateurs pour prendre une décision en consentement et non en consensus.


Dans les 2 cas, les prises de décision se fondent sur les 3 D suivants :

- Declaration : avoir des conversations claires entre collègues pour réunir des informations et trouver des conseillers ;

- Documenting : Noter l’ensemble des informations recueillies et les rendre public. Cela permet d’éviter les malentendus et assure un climat de confiance ;

- Data : si possible, aller rechercher des données préexistantes utiles dans la prise de décision.


Feedback et résolution de conflits

Les feedbacks faisaient partie des points de progression pour Ian Marin Group. Les collaborateurs ont alors réfléchi à la manière dont ils pouvaient en faire une habitude. Ils se sont finalement inspirés du livre Le pouvoir des habitudes de Charles Duhigg et ont mis en place la méthode SBI. Ils sont alors partis du principe que les responsabilités sont le déclencheur des feedbacks et l’ensemble des collaborateurs a été formé à la méthode de don de feedback suivante :

- Remettre en situation ;

- Décrire le comportement en question ;

- Expliquer quel impact il a eu sur soi ou sur l’entreprise.

Tous les feedbacks sont perçus comme des cadeaux et les personnes concernées doivent y répondre en 3 étapes :

- Remercier la personne pour son courage et son attention ;

- Demander davantage d’information et de conseils ;

- Répéter le feedback reçu.


À la fin de la semaine, la personne qui a reçu le feedback doit montrer sa reconnaissance en postant sur le réseau de l’entreprise un message pour le remercier. À la fin de chaque mois, la personne qui a donné le plus de feedback reçoit un prix amusant. C’est une bonne façon d’encourager les feedbacks et de les rendre plus attractifs. D’ailleurs, John souligne qu’immédiatement après avoir mis en place cette nouvelle méthode, le nombre de feedback a considérablement augmenté !


La méthode de feedback est très utilisée chez Ian Martin Group et permet également de régler les conflits. En effet, le processus de résolution de conflits comprend 3 étapes qui sont les suivantes :

- Faire un feedback le plus rapidement possible à la personne avec qui on est en désaccord ;

- Si la situation ne permet pas d’avoir la sécurité psychologique suffisante pour le feedback, les personnes doivent faire appel à un médiateur ;

- Si le problème n’est pas résolu, un médiateur senior va tenter une autre conciliation et prendra une décision si cela ne marche pas.


Governance and leadership et Teaming practices

Les collaborateurs ont beaucoup de responsabilités et leur collaboration se fonde sur ces dernières. Les équipes se forment donc autour de responsabilités, mais surtout autour d’un objectif porteur qui sera le moteur de leur motivation et dont va découler les responsabilités de tous. Deux méthodes sont utilisées par les équipes:


La méthode de formation des équipes : Chaque équipe passe par plusieurs étapes pour atteindre son apogée.

- Form : l’équipe se forme autour d’un projet pour lequel chaque collaborateur a envie de s’investir.

- Storm : les avis se confrontent et les conflits apparaissent pour déterminer quelle va être la stratégie.

- Normalize : les tensions s’apaisent et laissent place à la collaboration ;

- Performance : l’équipe est à son apogée.

Les membres d’une équipe se concertent également pour savoir quel va être le but à atteindre. Cela se fait en 3 étapes accompagnées par des médiateurs :

Chacun répond personnellement à la question « quel est le but de notre équipe ? ».


Toutes les idées sont notées par 2 collaborateurs qui vont former une matrice.

Une décision est prise. Les collaborateurs doivent tous être consentants, le consensus n’est pas recherché. La décision se prend grâce à la méthode de Generative decision making.

Ces deux processus permettent d’assurer une collaboration efficace entre les membres des équipes qui sont plus rapides et plus performants.



Une question de feeling

Décider des salaires collectivement

Tous les employés de Fitzii connaissent le salaire de l’ensemble des collaborateurs et les informations financières de l’entreprise sont rendues publiques chaque mois. Cette transparence est rendue possible grâce à une méthode très particulière de fixation des salaires.


Après un an passé dans l’entreprise, chaque collaborateur est éligible pour participer à l’annuel Salary Advice Process. A cette occasion, les collaborateurs rassemblent les conseils, investiguent le marché et s’assurent que les salaires sont en phase avec le budget de l’entreprise. Ainsi informé, chacun peut individuellement choisir le montant de son salaire et le publier avec une note explicative.

Cette façon de faire a permis de gagner beaucoup de temps et d’effacer les frustrations parfois présentes. Un exemple à suivre !


L’art de recruter les bonnes personnes : la méthode du top grading

Lorsque nous parlons des méthodes de recrutement du Ian Martin Group, John souligne que la réussite de l’entreprise et de son modèle de collaboration repose entièrement sur les personnes qui la composent et c’est pourquoi le processus de recrutement est particulièrement développé.

Les collaborateurs ont tous la possibilité de démarrer un processus de recrutement lorsqu’ils ont mis en place la méthode du Role Advice Process au préalable et qu’ils ont décidé qu’il s’agissait de la bonne décision. Le processus de recrutement est alors le suivant :

- Une première interview de 3 à 4 heures a lieu avec plusieurs collaborateurs du Ian Martin Group. Les questions concernent surtout la personnalité et les comportements du candidat.

- La seconde interview d’environ 1h a pour but de mettre en lumière la culture de l’entreprise, l’importance des responsabilités…

Chacun des collaborateurs présents lors des interviews va noter le candidat A, B ou C. La note A est attribué au candidat qui saura s’adapter à la culture managériale de l’entreprise et être performant rapidement. Cette capacité est moindre pour un candidat qui obtient un B. La note C ne permet pas au candidat d’être retenu, mais les collaborateurs donnent toujours un feedback constructif à la fin de l’entretien.


Le candidat qui est finalement retenu a 6 mois d’essai durant lesquels il est formé et suivi par un mentor. A la fin de ces 6 mois, tous les collaborateurs qui ont travaillé avec lui donnent un feedback et le mentor recueille également le feedback du candidat. Si ces feedbacks sont positifs et/ou encourageants, la personne est définitivement embauchée. Il y a lors une Tealification celebration. Le mentor va donner une note et félicite le nouvel arrivant pour adoption et son appropriation des méthodes d’une entreprise opale. Celui-ci doit alors dire à sa nouvelle équipe :

- Pourquoi il a envie de collaborer avec eux,

- Ce qu’il laisse de côté en la choisissant et pourquoi,

- Et comment il voit son développement personnel et professionnel au sein de l’équipe.



En plus


Notre ressenti

Notre rencontre avec John fut très riche et nous avons découvert une entreprise opale en laquelle nous avons reconnu les principes de Frédéric Laloux. Nous avons apprécié trouver chez Ian Martin Group une attention et une responsabilisation forte des collaborateurs. Les méthodes de prise de décision sont particulièrement remarquables car basées sur la confiance. Cependant, nous avons été surpris par le nombre de méthodes et de règles. N’est-ce pas un peu trop ?

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