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Basic Farm : Amour, Prospérité, Intégrité

Basic Farm est une entreprise familiale colombienne qui élabore et commercialise des produits vétérinaires, des produits sanitaires et du matériel de sécurité. Elle travaille principalement en Colombie et exporte en Équateur, au Panama et au Costa Rica. Cette PME de 60 employés fait la fierté de la Colombie et a dernièrement était élue parmi les 25 entreprises les plus dynamiques du pays.


Lorsque nous avons choisi de partir en Colombie, nous faisions un pari. Aucune organisation n’avait marqué notre attention sur les différents sites internet consultés. Avec le recul, nous pouvons dire que ce pays a été une des destinations les plus inspirantes de notre voyage. La Colombie est un pays dynamique et florissant d’innovations tant techniques que managériales. Basic Farm en est le parfait exemple ! C’est Agustín, notre interlocuteur de CAUAC, un cabinet de conseil colombien, qui nous a permis de rencontrer Ana María et Flor Marina, respectivement collaboratrice et directrice de Basic Farm. Flor Marina n’étant pas très à l’aise en anglais, nous nous improvisons donc trilingues pour deux heures et commençons notre entretien en… espagnol ! Une première !



Ce qui nous interpelle


S’émanciper de la hiérarchie

Le self-management en Colombie

Ana María et Flor Marina commencent l’entretien par une brève histoire de l’entreprise. Culturellement, les entreprises colombiennes sont très hiérarchiques et les personnes hautement placées sont souvent appelés doctor ou doctora par respect de leur statut. Basic Farm ne faisait pas exception à cette norme. Lorsque Ana María prend la suite de son mari en 2014, elle décide de repenser complétement l’organisation et la structure de l’entreprise. Après avoir consulté l’ensemble des collaborateurs et aidée par un CAUAC, elle révolutionne la structure de l’entreprise et aplanit complètement l’organigramme de Basic Farm pour mettre en place le self-management.


Ce choix n’a pas été sans conséquence puisque deux anciens mangers sont partis mais Ana María raconte avec émotions la façon dont elle a vu s’épanouir et se révéler les collaborateurs au fur et à mesure que la confiance remplaçait le contrôle, la responsabilisation remplaçait les ordres, la collaboration remplaçait la hiérarchie. Les collaborateurs se sont révélés plus engagés, plus créatifs et finalement plus performants.

Ce changement de cap managérial a également permis à l’entreprise de devenir plus agile et plus adaptable face à l’instabilité du contexte économique. Basic Farm prône la raison d’être évolutive, c’est-à-dire l’existence d’une conscience et d’un but perpétuellement remodelés de façon naturelle en fonction des employés et de leur environnement. Le self-management correspond tout à fait à cette façon d’être.


Finalement, une entreprise sans managers, pour beaucoup c’est un rêve, pour d’autres une utopie, mais pour Basic Farm c’est une réalité. L’entreprise a réussi à aplatir sa structure et mettre de côté la notion de hiérarchie pour valoriser la place de l’humain et l’expression de son potentiel au quotidien. C’est en misant sur le self-management et sur la responsabilisation de ses employés que Basic Farm est devenue reconnue pour ses méthodes innovantes de management en Colombie.



Une innovation organisationnelle

Quatre cercles tels quatre murs porteurs

Suite au bouleversement structurel qu’est le self-management au sein de l’entreprise, Basic Farm a choisi de simplifier son organisation pour la réduire à quatre piliers interconnectés. Ce système permet à l’entreprise de rester flexible et de favoriser l’innovation face aux nouveaux enjeux économiques, sociaux et environnementaux.

L’organisation interne se fonde donc sur les quatre piliers suivants :

- Le pilier créatif qui regroupe les forces de vente et de la Recherche et Développement ;

- Le pilier constructeur qui regroupe les collaborateurs de la production, la logistique et les laboratoires ;

- Le pilier facilitateur qui regroupe les collaborateurs en charge de l’administratif et de la finance ;

- Le pilier stratégique est formé par des collaborateurs présents dans les autres piliers qui assurent l’alignement et le respect des valeurs dans tous les projets entrepris. Ces personnes changent tous les six mois.


Au sein de ces piliers, il n’y a aucune strate hiérarchique. Basic Farm a supprimé les titres et statuts. Flor Marina nous explique qu’à ce sujet, un problème est très vite survenu car les Colombiens sont très attachés à la reconnaissance sociale que procure un haut statut hiérarchique. Toutefois, Flor Marina et ses collègues les plus engagés dans cette transformation se sont vite rendus compte que cette suppression des statuts créait une dynamique et une émulation très positive. Les anciens employés du « bas de l’échelle » gagnaient en estime d’eux-mêmes et prenaient petit à petit des initiatives et des décisions. Proches du terrain et compétentes dans leur métier, ces personnes sont particulièrement aptes à prendre les bonnes décisions et la confiance croissante des collaborateurs a été un véritable atout pour l’entreprise.


Prendre des décisions

En l’absence de manager et libérés des statuts, les collaborateurs s’organisent naturellement en équipe selon leurs appétences et les projets auxquels ils ont envie de contribuer. Ces petites équipes collaborent ensemble et prennent l’ensemble des décisions relatives à leurs projets. Chaque personne a un pouvoir décisionnaire égal au sein de l’entreprise et les collaborateurs utilisent une méthode de prise de décision que nous avons déjà croisé au cours de notre voyage : le Role Advice Process.

Cette méthode est utilisée lorsque la décision est localisée et va impacter un nombre réduit de personne. La plupart du temps, une personne va relever un problème ou est face à une décision à prendre en lien avec ses responsabilités. Elle va alors demander conseils à deux types de personnes : les collègues que la décision va affecter et les experts sur ce sujet. Elle finira par prendre seule la décision. Son cheminement vers la décision sera donc le suivant :

- Évaluer les biais ;

- Demander conseils ;

- Rassembler les conseils ;

- Prendre une décision.


Le Role Advice Process repose sur la confiance de tous. Chacun est en effet capable de prendre les bonnes décisions et de dialoguer de façon constructive avec ses collaborateurs.

On retrouve cette méthode dans la construction de nouveaux projets chez Basic Farm. Pour mettre en œuvre un nouveau projet, il suffit de rallier au minimum trois personnes à sa cause et d’ensuite expliquer le projet à toutes les personnes qui, de près ou de loin seront affectées par les répercussions et conséquences de l’implémentation du projet.


Cette façon de faire est rendue possible par la transparence totale qui existe dans l’entreprise. En effet, l’ensemble des informations sont offertes et consultables par tous les collaborateurs. Les données financières, la comptabilité, les horaires et emplois du temps de chacun… sont disponibles sur le réseau social interne et permettent de se tenir au courant des changements opérés dans l’entreprise et donc de prendre des décisions en conséquence.

Si cette transparence est primordiale pour le bon fonctionnement de l’entreprise, la réflexion va plus loin pour Flor Marina : « la confiance c’est la connaissance ». Faire confiance aux collaborateurs en leur donnant toutes les clés pour prendre les bonnes décisions leur permet d’être plus pertinents, plus efficaces et surtout plus compétents.



Une entreprise, une mission

Une conversation de cœur à cœur

Au fur et à mesure que nous discutons avec Flor Marina et Ana María, nous découvrons à quel point Basic Farm est une entreprise profondément humaine. Si l’organisation et la structure remettent l’humain au cœur de l’entreprise, la mission de Basic Farm touche profondément les collaborateurs et fait battre les cœurs. Il s’agit de : « Contribuimos con pasión a la realización de los sueños de nuestra gente, de nuestros clientes, de nuestros proveedores y de nuestro país » que l’on peut traduire par : « Contribuer avec passion à la réalisation des rêves de nos collaborateurs, de nos clients, de nos fournisseurs et de notre pays ».


Après avoir rencontré de nombreuses entreprises où la mission était fortement corrélée avec le secteur d’activité, nous découvrons une toute nouvelle façon de la définir par le biais d’un objectif profondément social. Pourtant, Ana Maria nous précise combien cette mission est liée à leur secteur d’activité. En proposant des produits vétérinaires et de soin aux animaux, ils cultivent les émotions, le partage et l’attention des propriétaires envers leurs animaux et les rendent donc in fine heureux.


Une interrogation persiste : pourquoi cette mission ? Flor Marina souligne l’importance de la communication et de la réflexion que tous les collaborateurs ont eu lorsqu’ils ont ensemble choisi cette mission. Ce qui peut sembler théorique et presque enfantin pour certains et en fait le reflet de la générosité et de la sagesse des collaborateurs. Cette mission transcende et parle au cœur de chaque individu. Elle motive et unie. Elle dépasse le cadre professionnel et s’attèle aux problèmes sociaux du pays.



Une boussole pour se guider

Amour, intégrité, prospérité

Lorsque Basic Farm a entamé sa transformation managériale en 2014, ils ont été aidés par le cabinet de conseil CAUAC. Les consultants de ce cabinet ont créé un modèle organisationnel novateur qui permet aux entreprises de performer et d’innover en contribuant au bien de la société, de l’environnement et des collaborateurs. Ces entreprises sont appelées les organisations brillantes dont Basic Farm fait partie.


Au fur et à mesure de cette transformation, Flor Marina, Ana María et l’ensemble des collaborateurs ont construit la boussole propre aux organisations brillantes qui agit tel un guide pour l’ensemble de l’entreprise. On la trouve sur les murs de l’entreprise, mais aussi dans les carnets des collaborateurs.

On y retrouve la mission de l’entreprise, cœur de la boussole, mais aussi la vision de Basic Farm : « somos una empresa sostenible, con responsabilidad ambiental y social reconocida por el enamoramiento sin igual de nuestros clientes en los mercados en que participamos » ce qui signifie : « Nous sommes une entreprise durable à la responsabilité environnementale et sociale, reconnue pour l’amour sans égal que nous portons à nos clients sur les marchés sur lesquels nous sommes acteurs. » Cette vision donne le Nord.


Ana María tient dans ses mains une représentation de la boussole et s’arrête un instant pour nous parler des autres éléments de celle-ci : les valeurs de Basic Farm. Ces valeurs ont été co-construites au travers de nombreuses réunions, discussions et débats entre tous les collaborateurs. Ce processus a pris du temps car Basic Farm a ancré ses valeurs dans du concret, les collaborateurs souhaitaient les faire vivre. Ces valeurs sont des piliers, des repères qui permettent de s’orienter dans les décisions à prendre, dans les actions à mener ou dans les projets à créer. Elles ont donc une vraie répercussion dans le quotidien des collaborateurs.


Mais quelles sont ces valeurs ?

- L’amour : S’aimer et aimer les autres. Étonnant, non ? Nous n’avions encore jamais rencontré d’entreprises dans laquelle l’amour est à l’honneur. Telle une famille, Basic Farm aime ses collaborateurs et le revendique.

- La prospérité : Favoriser le bien-être et le progrès dans trois secteurs : la famille, le personnel et le professionnel. L’objectif principal est de créer un sentiment d’abondance chez les collaborateurs, mais aussi d’assurer la prospérité économique de l’entreprise.

- L’intégrité : Permettre à chaque collaborateur d’être pleinement soi-même dans l’entreprise. Il n’est pas rare de porter un masque lorsqu’on arrive sur son lieu de travail : on met de côté nos émotions, nos passions, ce que l’on est vraiment. Basic Farm agit contre ça et permet à chacun de se délester de ce masque. La confiance mutuelle, la transparence et l’honnêteté des relations permettent à chacun de s’épanouir pleinement.


À ces valeurs s’ajoute le besoin et la volonté de créer et d’innover. Par innovation, Basic Farm entend faire la différence et souhaite se démarquer par son management et son organisation pour construire un avantage concurrentiel fort. Leur authenticité et leur générosité font de leur travail mais surtout de leurs relations avec leurs clients des leviers majeurs de développement et de bien-être. Flor Marina s’explique : « Il faut être dans une cohérence globale et être dans l’attention tant pour ses collaborateurs que pour ses clients. »



Et concrètement ?

Une communication active

Basic Farm mise sur la communication afin de rendre compte de l’importance de ces trois valeurs dans le fonctionnement de l’entreprise. Régulièrement des « campagnes » sont réalisées. Elles mettent à l’honneur une valeur et visent les collaborateurs mais aussi les clients. Il s’agit de semaines dédiées à une valeur au cours de laquelle de nombreux moments de rencontre sont organisés afin de permettre à tout le monde de partager ses ressentis, ses interrogations, ses erreurs ou ses progrès en rapport avec la valeur phare.

Le but est de rassembler un maximum d’informations dans le but de personnaliser chaque parcours dans l’entreprise, et pour ce faire, il faut cerner comment les employés appréhendent chaque valeur.


Ces campagnes visent également à rappeler l’importance des valeurs et leur application quotidienne. Ana María nous raconte qu’à de nombreuses reprises Francesca, la réceptionniste, appuie la transmission de la valeur amour dans un « bonjour », quand d’autres, au département des ventes, appuient la prospérité et sont en quête de plus de reconnaissance. Ces moments d’échanges sont donc primordiaux et permettent de s’ajuster constamment.


Finalement, les campagnes sont aussi le lieu d’une remise en question du cap de l’entreprise et des projets en cours. Les valeurs de l’entreprise sont parfois questionnées et pour Flor Marina, il est primordial que cette communication active ait lieux afin de ne jamais cesser de progresser.


El proyecto de vida

Lorsque nos interlocutrices nous ont parlé de la valeur amour et de sa place au sein de l’entreprise, nous avons demandé quelles sont ses applications concrètes. Tout commence par le fait d’assurer le bien-être et l’épanouissement de chaque collaborateur et c’est le rôle que joue el proyecto de vida, le projet de vie.

Il s’agit d’un programme lancé tous les ans qui se concentre sur deux piliers : l’épanouissement professionnel et personnel. L’objectif est de s’écouter et d’entamer une réflexion personnelle sur les buts que l’on souhaite atteindre dans l’année. Chaque collaborateur reçoit un carnet qui va l’accompagner dans la réalisation de ses objectifs tout au long de l’année.


Tous les ans, ce carnet approfondit une thématique plus qu’une autre. Pour l’année 2019, il s’inscrit dans une réflexion sur l’estime de soi et l’intelligence émotionnelle. Nous avons pu en lire quelques pages : l’approche très ludique menée dans ce carnet permet de prendre beaucoup de recul et nous avons été séduits par les différents exercices proposés !

Des coachs sont également présents pour aider chaque collaborateur si besoin, mais Ana María nous explique qu’ils sont très peu souvent demandés.


En effet, cet exercice d’attention à soi a créé une vraie attention entre collaborateurs. Lorsqu’un collaborateur a atteint un objectif, il est invité à aller le noter dans une des alvéoles de l’immense ruche présente sur le mur de l’entrée de Basic Farm. Cet acte de partage fort est fédérateur dans les équipes et lorsqu’une personne n’a pas inscrit depuis longtemps une petite phrase dans la ruche, les membres de l’équipe vont naturellement l’aider et l’encourager. Pour Flor Marina il s’agit de la plus belle de ses réussites : créer un lien tellement fort entre les collaborateurs qu’ils deviennent membres d’une même famille.


El proyecto de vida permet également de se lancer des défis et certains collaborateurs portent parfois des projets forts de sens pour eux, leur famille ou leur rôle au sein de l’entreprise. Dans ce cas, ils peuvent demander une aide particulière et ont des rendez-vous réguliers. Ana Maria nous témoigne de l’importance de ces rendez-vous car ils permettent de rendre compte des progrès et d’inciter le collaborateur à poursuivre ses efforts. En fin d’année, Basic Farm organise une grande réunion au cours de laquelle tous les collaborateurs sont présents. Ceux qui le souhaitent peuvent partager leur expérience. C’est un moment de partage fort au cours duquel ils parlent du chemin parcouru, de leurs difficultés et de leurs réussites.


L’intervention est souvent filmée pour permettre au collaborateur de garder un souvenir et de la partager davantage s’il le souhaite.

Pour Flor Marina et Ana María, ces moments sont des moments clés pour la famille de 60 collaborateurs qu’est Basic Farm. Ils forgent la confiance et l’amour entre tous, ils inspirent et encouragent chaque collaborateur à donner le meilleur d’eux-mêmes.


Se découvrir de nouveaux talents

Afin de permettre à chacun de progresser et de s’épanouir dans le développement de nouveaux talents et compétences, Basic Farm met en exergue l’importance de la formation. Trois jours par mois sont banalisés pour apprendre de nouvelles choses ou approfondir des thématiques déjà étudiées. Si les collaborateurs souhaitent aller plus loin et reprendre des cours à l'université, ils peuvent choisir le mi-temps éducatif : Basic Farm prend en charge la moitié des frais scolaires et leur permet de travailler à mi-temps pour se consacrer à leurs études. Ils ont ensuite le devoir de réaliser un retour d’expérience et de partager avec leurs collègues leurs apprentissages phares.


En parallèle, Basic Farm propose des cours de « gestion de vie privée ». En effet, l’entreprise enseigne les différentes façons de gérer un budget, de déclarer ses impôts ou encore de devenir propriétaire pour permettre aux collaborateurs d’être autonomes, de se sortir de difficultés financières et d’être plus serein dans la gestion de son ménage.


Être une famille

« Le plus important c’est l’humain et son bien-être, mais son bien-être passe également par celui de sa famille ! Tout est lié. » Les mots d’Ana María font sens et particulièrement en Colombie où la famille est un pilier fondamental de la culture. Alors que la majorité des entreprises souhaitent marquer la différenciation travail-famille, Basic Farm mise sur le lien entre les deux. Basic Farm a donc mis en place plusieurs initiatives afin de valoriser et intégrer la famille au sein de l’entreprise.

- Le jour de la famille : Un jour par an, Basic Farm invite les proches des employés à se rendre dans les locaux de l’entreprise pour s’immiscer dans la peau de leur conjoint, parent, frère ou sœur le temps d’une journée de travail. Grâce à cette journée, la famille comprend les enjeux, les conditions et l’atmosphère de travail de l’entreprise.

- Le carnet de vœux de la famille : Au début de chaque nouvelle année, un carnet est distribué à chaque famille. Les membres de la famille du collaborateur sont invités à y écrire les problèmes rencontrés pendant l’année, la façon dont leur parent se sent chez Basic Farm et les améliorations possibles. Ils peuvent aussi faire des demandes particulières en termes d’horaire de travail ou encore de jours de congés.

- Un premier stage pour les enfants des collaborateurs : Basic Farm s’engage dans l’éducation des enfants des collaborateurs par le biais de cours de management et de technologie. L’objectif est par la suite de leur offrir un premier stage dans l’entreprise afin qu’ils acquièrent une expérience professionnelle et donc une légitimité sur le marché du travail.



En plus


Notre ressenti

Ce fut incroyable ! Notre entretien avec Flor Marina et Ana Maria n’était pas simplement porteur de nouveautés et de problématiques innovantes, il était passionnant et engageant ! Nous nous sentions nourris par l’atmosphère de l’entreprise tout au long de l’entretien et avons découvert des choses fantastiques. À coup sûr un de nos échanges les plus intenses et enrichissants de ce tour du monde !

Anecdotes en plus

Le recrutement par graphologie

La dernière étape de recrutement chez Basic Farm se fait par graphologie. Flor Marina nous explique que la graphologie permet de reconnaître les caractères sanguins, colériques ou rancuniers. C’est une méthode objective qui a fait ses preuves chez Basic Farm et qui est couramment utilisée.

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